"Vi har gått från att vara en decentraliserad organisation med egna lokala tjänster, system och utrustning till att vara en serviceorganisation. Där kan vi hantera vår IT infrastruktur på ett konsoliderat och effektivt sätt."
Jack Langgaard, Service Desk Manager
Capio är Nordens största privata vårdgivare. Capio erbjuder ett brett och högkvalitativt vårdutbud genom sjukhus, specialistkliniker och vårdcentraler i Sverige, Norge och Danmark. Patienter kan även få hjälp via digitala tjänster. Capio är sedan 2018 en del av Ramsay Santé - en ledande vårdgivare med 36 000 medarbetare i sex länder. IT infrastrukturen är en väldigt central del i organisationen med allt från tjänster direkt mot slutkund samt processer för ett effektivt arbetssätt i vården.
Capio delade tidigare in organisationen i fyra affärsområden. Varje affärsområde hade ansvar för sina egna funktioner och processer med tillhörande system t.ex IT, support, ekonomi, lön och marknad. Varje affärsområde och enheter tog delvist egna beslut kring investeringar i IT utrustning och det gav en svårhanterad flora i både ålder, avtal och kvalitet.
Det finns dock ett krav att Capio som företag skall kunna tillgodose varje enskild regions IT-behov. Dvs man kan inte centralt bestämma vilka system som ska köras i regionen. Det är inte alltid lätt att hålla ihop och tillgodose en sådan organisationsstruktur utan att det blir spretigt. Och det blir till slut enorma datamängder utspridda över många olika system.
Varje gång vi skulle göra någon utrullning skulle vi försöka hålla ihop den med Microsoft. Då skulle vi certifiera någonstans mellan 30-35 olika modeller av PC, av dem vi visste om. Sen resten blev ju en ren happening - man fick hålla tummarna. Det säger sig självt att det krävs enorma resurser för att hålla ihop det, speciellt över tid.
Jack Langgaard, Service Desk Manager, Capio
För att effektivisera arbetet togs ett beslut kring en gemensam IT-strategi som innebar att gå från decentraliserad, lokalt managerat till ett centralt tjänsteerbjudande. Man gjorde om IT´s tre stora områden - Nätverk, Print och IT workplace till en enhetlig tjänstt. Man insåg tidigt att för att nå hela vägen med en tjänst så krävs ett starkt ITSM (IT Service Management) systemstöd för att hålla ihop och följa upp tjänsteleveransen.
Vi ser att pendeln återigen svänger och vi går från ett decentraliserat tankesätt till ett centraliserat. Och det är precis det som hände på Capio, vi satte en strategi för att effektivisera genom att centralisera.
Jack Langgaard, Service Desk Manager, Capio
När det inte finns tillräckligt med resurser och kompetens internt behöver man hitta en partner som kan komplettera ens egen organisation. Systemets funktioner och potential blir lika viktigt som partnerns spetskompetens och förmåga att hitta lösningar och utmana kunden.
Efter att ha gått igenom 15 potentiella kandidater till partners var det endast några få som Capio tyckte utmärkte sig från mängden. Många partners fokuserade mycket på vad systemet kunde göra och la mindre tid på att förklara vad partnern kunde bidra med.